أيا كان المجال الذي تعمل فيه أو التخصص الدراسي الذي التحقت به، فلا غنى عن تعلم طريقة كتابة تقرير بشكل احترافي.
وتعد التقارير من أهم أشكال الكتابة الوظيفية التي يجب على الجميع إتقانها للعديد من الأغراض المختلفة.
وفي هذا المقال سوف نشير إلى أهم وأبرز أنواع التقارير، وكيفية كتابة كل من هذه الأنواع.
طريقة كتابة تقرير
التقرير هو مستند يتضمن عرضا لبعض النتائج أو التحليلات حول قضية أو مشروع أو مجموعة من البيانات.
ويكون الهدف الأساسي من كتابة التقارير الإعلام والتثقيف، وكذلك توضيح الخيارات المتاحة أو تقديم التوصيات.
ولا غنى عن التقارير في كافة المجالات والوظائف، وهي كذلك من العناصر الأساسية في الدراسات الأكاديمية.
ونظرا لأهمية التقارير، وبشكل خاص في بعض الوظائف، فإن هناك العديد من الآليات والطرق التي تم وضعها لمساعدة الأشخاص على فهم وإتقان هذا النوع من أنواع الكتابة الوظيفية.
وفيما يلي سوف نشير إلى أبرز الخطوات التي يمكن من خلالها كتابة تقرير احترافي ومميز.
تحديد خصائص التقرير
الخطوة الأولى في طريقة كتابة تقرير هي التي يجب أن نقوم بها قبل البدء في الكتابة.
وفي هذه الخطوة يجب أن نجيب على بعض الأسئلة، والتي على أساسها يتحدد الغرض من التقرير ومدى أهميته والطريقة التي يجب أن يكتب بها.
والأسئلة الأساسية التي يجب أن نجيب عنها قبل البدء في الكتابة هي:
- ما هو موضوع هذا التقرير؟
- لماذا نحتاج للحديث عن هذا الموضوع، وما هي أهمية كتابة تقرير حوله؟
- لمن سوف يتم توجيه التقرير؟
- متى سوف يتم قراءة هذا التقرير؟
والإجابة على هذه الأسئلة سوف تساعد الكاتب على تحديد العناصر التي يجب أن يحتويها تقريره.
كذلك من المهم توضيح إجابة هذه الأسئلة في بداية التقرير، وذلك لمساعدة القارئ على معرفة مدى حاجته للإطلاع على هذا التقرير، والفائدة التي سوف تعود عليه.
إجراء البحث اللازم لكتابة التقرير
عند كتابة أي تقرير يجب أن تجمع العديد من المعلومات التي تتعلق بالموضوع الذي سوف تكتب حوله.
وقد لا تحتاج إلى ذكر كل المعلومات التي حصلت عليها في تقريرك، ولكن وجود هذه المعلومات سوف يساعدك على سهولة التحليل وتقديم التوصيات أو إبراز النتائج.
وتختلف طريقة الحصول على المعلومات المطلوبة من أجل كتابة تقرير حسب طبيعة المعلومات وحسب الموارد المتاحة لديك.
على سبيل المثال، سوف يحتاج الطالب أو الباحث إلى الإطلاع على المراجع والمصادر المتعلقة بموضوع التقرير، أو إلى إجراء بعض الأبحاث الميدانية.
في المقابل، سوف يحتاج الطبيب إلى الإطلاع على كافة التحاليل والاختبارات الصحية الخاصة بالمريض من أجل كتابة تقرير مفصل عن حالته، وهكذا.
وفي جميع الأحوال، يجب أن يبذل كاتب التقرير المزيد من الجهد من أجل تحليل المعلومات وترتيبها بشكل يساعد القارئ على فهمها.
لذلك نجد أن إنشاء الرسوم البيانية والجداول من ضمن الأشياء المهمة التي يتم الاعتماد عليها في طريقة كتابة تقرير ، وذلك لمساعدة الآخرين على فهم المعلومات التي توصلت إليها.
كذلك يجب ذكر الاستشهادات الخاصة بالمعلومات التي حصلت عليها، وذلك من أجل إثبات حجية ومصداقية المعلومات.
وضع المخطط التفصيلي
الخطوة التالية في طريقة كتابة تقرير هي وضع مخطط تفصيلي في صورة قائمة نقطية أو رقمية.
وفي الغالب يتم تقسيم معظم التقارير إلى المخطط التالي:
- صفحة العنوان
- الفهرس
- مقدمة التقرير
- خصائص التقرير
- ملخص البحث والمعلومات المتاحة
- تحليل المعلومات المتاحة
- الاستنتاجات أو التوصيات
- المراجع أو المصادر التي تم الاعتماد عليها
وفي الغالب تحتوى التقارير على هذه الأقسام جميعا، ولكن في بعض الأحيان قد لا تحتاج إلى إضافة كل هذه الأقسام في بعض التقارير.
كذلك يمكن أن يساعد على تحديد الشكل النهائي للتقرير، مدى الحاجة إليه والسرعة المطلوبة من أجل إعداده.
لكن المعيار الأساسي للتقرير الناجح، هو أن يضم الأقسام الضرورية والتي تساهم بشكل مباشر في تحقيق الغرض من كتابته.
اقرأ أيضا من مقالات موقعنا: المحتوى الهادف.. ما هي الخطوات المثلى لإنشائه بكل تميز وبدون ملل؟
كتابة المسودة الأولى
مسودة التقرير الأولى هي من أهم المراحل والخطوات التي يجب الإعداد لها بشكل جيد.
ونجاحك في كتابة المسودة الأولى سوف يعني بالتأكيد نجاحك في كتابة تقرير مثالي.
وتسمح المسودة لك بوضع كافة العناصر والمعلومات الأساسية على الأوراق، وبدون بذل الكثير من الجهد في تنسيقها وتحريرها.
أيضا سوف تساعدك المسودة الأولى على اكتشاف الثغرات والفجوات والعناصر الناقصة التي يجب إكمالها.
وبعد ذلك تأتي مرحلة التعديل التي تعد المرحلة النهائية في طريقة كتابة أي تقرير.
وهذه هي المرحلة التي سوف تعالج فيها أوجه القصور التي ظهرت عند وضع المسودة، وكذلك وضع لمسات التحرير الأخيرة.
تحليل البيانات وتسجيل النتائج
يجب أن تركز في تقريرك على النتائج وعلى تفسير البيانات من أجل استخلاص الحقائق.
وسوف تساعدك دراسة النتائج بشكل صحيح على فهم التغيرات أو التطورات التي حدثت، والتي من أجلها تم العمل من أجل وضع التقرير.
ويجب أن تشير في تقاريرك إلى النتائج بشكل مستمر، حتى في الأحيان التي قد تكون فيها المعلومات قليلة.
وفي هذه الحالة سوف يكون عليك توضيح هذا الأمر، وتأكيد أن البيانات غير كافية أو أن عملية البحث لم تكن مكتملة.
ويجب أن تشرح هذا الأمر بشكل مستفيض من أجل تقديم فائدة لقارئ التقرير.
كتابة التوصيات
عند الحديث عن طريقة كتابة تقرير ، من المهم أن نتعرف على الجزء الأخير المهم في نص أي تقرير، ألا وهو التوصيات.
والتوصيات هي النتيجة المهمة التي من أجلها تم البحث وفحص البيانات وتحليل النتائج.
وعلى أساس هذا البحث يتم تقديم التوصيات للقارئ من أجل توضيح ما يجب أن يقوم به.
على سبيل المثال، قد يتخذ المدير في تقريره توصيات بمراجعة عدد ساعات العمل، أو بزيادة عدد أعضاء الفريق.
أيضا قد تكون توصيات الطبيب إجراء عملية جراحية عاجلة، أو اتباع خطوات علاجية أخرى.
وفي جميع الأحوال، إذا حرصت على تقديم البيانات بشكل صحيح، والتزمت بمنهج احترافي في الكتابة، فسوف يكون ذلك سببا مهما لقبول توصياتك النهائية.
التحرير والنشر
المرحلة الأخيرة في تقريرك هي مرحلة التحرير والضبط، ثم نشره أو توزيعه على الجمهور المستهدف.
ومن المهم في هذه المرحلة العمل على تنقيح التقرير من الأخطاء النحوية والأخطاء الإملائية، وكذلك مراجعة الأخطاء الأسلوبية.
كذلك يجب مراجعة البيانات والتحقق منها، وأيضا التأكد من أن جميع الاستشهادات والاقتباسات في محلها.
وفي بعض الأحيان، قد يكون من المفيد اللجوء إلى متخصص في التدقيق اللغوي من أجل مساعدتك على ضبط النص.
أيضا يمكن الاستعانة ببعض الأصدقاء المقربين أو أفراد العائلة من أجل قراءة التقرير للحصول على انطباعاتهم الأولية.
في النهاية تأتي عملية النشر أو التوزيع، وهي تختلف حسب الغرض من التقرير، وحسب السبب والغرض من كتابته.
اقرأ أيضا من مقالات موقعنا:
كتابة إعلان عن منتج بطريقة احترافية.. أهم النصائح والخطوات التي يجب اتباعها
استراتيجيات التسويق الحديثة والرقمية: أهم أنواعها ومميزاتها للأعمال التجارية
مشاركة الصفحة