عند تقدم خطابات رسمية حكومية وفق نماذج متعارف عليها، يجب أن يضمن مقدم الطلب استخدام إحدى الصيغ المحددة. بحيث تصبح فرص حصوله على مبتغاه عالية جدا.
عند تقديم الخطابات إلى الجهات الحكومية سواء بشخص المدير أو إلى الجهة بشكل عام. يجب اتباع أسلوب يعتمد على الفصاحة واللباقة إضافة إلى الوضوح بعرض الموضوع.
عند تقديم نموذج خطاب رسمي للمدير أو نموذج خطاب رسمي لشركة معينة ينصح باختيار نموذج جيد من النماذج التي سأقدمها هنا في سياق الكلام.
خطابات رسمية حكومية
عند كتابة خطابات رسمية حكومية يقصد بذلك كتابة رسالة أو تقديم طلب إلى الجهة الحكومية يشرح باختصار السبب والغاية منه. لكن يجب أن يتم الخطاب بأسلوب منمق واحترافي يراعي طريقة التعامل مع المسؤولين والجهات الحكومية.
عند كتابة الخطابات الرسمية الحكومية يجب مراعاة النقاط التالية:
- الجهة التي تقدم لها الخطاب هي إحدى الجهات الممثلة للحكومة.
- من المهم تقديم صاحب الطلب لنفسه بشكل ملائم يراعي مضمون الخطاب.
طريقة كتابة خطاب رسمي
يقصد بالخطابات الحكومية الرسمية كتب توجه إلى إحدى الجهات الحكومية لتقديم مظلمة أو اعتراض على موضوع معين؛ أو للحصول على موافقة تلك الجهة بخصوص موضوع ما.
يجب أن تراعي العديد من الجوانب عند كتابة أحد تلك الخطابات الحكومية خاصة إن لم يسبق وأن تعاملت معها. حيث يتعين عليك معرفة اسم الشخص أو الجهة التي توجه لها الخطاب، وتوضيح السبب الذي يستدعي كتابته بكل وضوح.
وللمزيد من التوضيح إليك أهم النقاط المتعلقة بكتابة خطابات رسمية حكومية لمختلف الجهات:
- يجب كتابة تاريخ توجيه الخطاب باليوم والشهر والسنة.
- لا تنسى كتابة التحية في البداية وتحديدا تحت العنوان بسطرين على سبيل المثال العبارة الشهيرة: السيد المدير تحية طيبة وبعد….
- كتابة مضمون الخطاب الحكومي الرسمي بطريقة واضحة بعيدة عن التكلف، مع ضرورة مراعاة توضيح الطلب بحيث يسهل قراءته.
- وفي النهاية عبارات الشكر والامتنان والتقدير لذلك الشخص أو الجهة. مع إمكانية كتابة اسم مقدم الطلب وتوقيعه.
- استخدام ورق أبيض خالي من أي شعار أو لوغو لجهة محددة.
- يفضل كتابة الخطابات الحكومية الرسمية على الكمبيوتر وطباعتها. أو استخدام القلم باللون الأزرق في حال كتابتها يدويا بخط اليد.
اقرأ أيضا: بناء الهوية التجارية وأهميتها وكيفية بنائها… والفرق بينها وبين الهوية البصرية
نموذج خطاب رسمي للمدير
بعد أن قدمت لك أبرز النقاط الهامة في كتابة خطابات حكومية رسمية، سأبدأ لك بذكر طريقة توجيه خطاب رسمي للمدير العام مثلا وأبرز النماذج التي من الممكن أن تتبعها.
- يتوجب عليك في البداية ذكر اسم المدير وصفته الوظيفية.
- استخدام صيغة الجمع للتعبير عن الاحترام.
- البداية بالتحية لشخص المدير، ثم ذكر مضمون الخطاب مباشرة دون إطالة.
- استخدام أسلوب بسيط وواضح وبعيد عن أي مصطلحات قد لا تفسر في السياق الصحيح.
- إرفاق أي وثائق وثبوتيات مع الطلب قد تعزز من حظوظ نيل الموافقة.
- ختام الخطاب الحكومي الرسمي بأطيب التحيات والمباركات للسيد المدير.
- كتابة تاريخ تقديم الخطاب بشكل كامل، واسمك وتوقيعك.
ولمزيد من التوضيح إليك نموذج خطاب رسمي للمدير يمكنك الاعتماد عليه فيما يخص هذا النوع من خطابات حكومية رسمية:
السيد مدير عام الشركة…..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
تحية طيبة وبعد..
منذ أن بدأت العمل في هذه الشركة وبإشرافكم وتوجيهكم، لم أعهد من حضرتك إلا الإخلاص والتفاني لضمان سير العمل على أكمل وجه وإيصال لكل عامل حقه دون إجحاف.
سيادة المدير أدامكم الله وحفظكم بحفظه، ولأني على ثقة تامة بكل ما تقدمت به وما تحملونه من صفات شخصكم الكريم. أرجو بفائق الاحترام أن تطلعوا علي مضمون هذا الخطاب وإصدار القرارات اللازمة لإنصافي وإعطائي حقي.
بإمكان حضرتكم سيادة المدير أن تتعرفوا على سيرتي العملية ومدى إخلاصي وحبي لما أقوم به. إنني بهذا لا أقصد التباهي والغرور بقدر ما أن أنوه إلى نقطة هامة تتعلق بحالتي.
فلكي أستمر على نفس السوية لا بل أقدم الأفضل لصالح العمل أرجو أن……..
ولكم فائق الاحترام وأطيب التمنيات بدوام الصحة والعافية، واستمرار العطاء لما فيه مصلحة الجميع ودمتم بخير.
التاريخ: …… /……. /……..
مقدم الطلب: ………
الصفة الوظيفية: ………
التوقيع: ……….
اقرأ أيضا: هذه الصناعة أشبه بصندوق للمفاجآت.. صناعة المحتوى وأفضل أدواته
نموذج خطاب رسمي لشركة
لكل من يبحث عن طريقة عمل خطابات رسمية حكومية خاصة بالشركات، يمكنك الاعتماد على العديد من النماذج المخصصة لخطاب رسمي لشركة.
لن أعيد وأكرر النقاط المتعلقة بطريقة عمل الخطاب، لكني سأقدم لك نموذج خطاب رسمي يمكن تقديمه لشركة.
النموذج الأول – خطابات رسمية حكومية لشركة
غالبا ما يعتمد هذا النموذج عند كتابة خطابات حكومية للشركات تحديدا بقصد عرض اقتراح في مجال ما، وفق الصيغة التالية:
التاريخ: ………
الاستاذ ………… مدير شركة …………….
تحية طيبة وبعد…..
أرجو من حضرتكم قبول اقتراح تكليفي في وظيفة………… وكلي أمل في حسن تقديركم للأمور وسعيكم في سبيل كل ما من شأنه تحسين مستوى العمل والموظفين معا.
سيادة المدير لم أكن لأفكر بهذا الطلب لولا أني متأكد من تقديركم لمن يعمل بإخلاص ويقدم كل ما يمكنه من جهد. وهذا ما يمكنكم الاطلاع عليه من خلال السيرة الذاتية الخاصة بي والمرفقة مع الطلب.
خلال مدة عملي تحت إشرافكم وتوجيهاتكم قمت بالعديد من المبادرات………..
أتمنى ألا أكون قد أطلت الحديث كثيرا، وأتمنى إن لزم الأمر أن أقابلكم وأشرح لكم الأمر من جوانبه بشكل أفضل.
تقبلوا فائق الاحترام والتمنيات بالصحة والتوفيق الدائم
مقدم الطلب:
رقم الهاتف:
التوقيع:
النموذج الثاني – خطابات رسمية حكومية لشركة
من النماذج الأخرى المستخدمة في كتابة خطابات رسمية حكومية أقدم لك هذا النموذج. يمكن من خلاله تقديم خطاب توضيح لشركة حول موضوع معين.
التاريخ:……….
مقدم الطلب:………
الصفة الوظيفية:…………
اسم الشركة:…………
إلى الاستاذ………. مدير………..
تحية طيبة وبعد…
أتمنى أن تكونوا بصحة جيدة وأن يمن الله عليكم بنعمه، ويديمكم سندا ودعما للجميع، خاصة لما تبذلونه من جهود كبيرة في سبيل الرقي بواقع العمل والموظفين أيضا.
وحرصا مني على الحفاظ على هذه الصورة لجنابكم أتوجه إلى سيادتكم بتوضيح بعض الجوانب المتعلقة ب……….
أتمنى أن أكون بذلك قد قدمت ما يساعد في تقييم الموقف من قبلكم بالشكل الأمثل والإيعاز لإجراء اللازم.
ولكم جزيل الشكر والامتنان على رحابة صدركم
مقدم الطلب:…………
التوقيع:………….
اقرأ أيضا: أساليب جذب العملاء والتفوق على المنافسين
نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
يمكن استخدام هذا النمط في كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، بحيث يتم من خلالها تقديم طلبات ومخاطبة جهات حكومية معينة بهدف لفت انتباهها لموضوع ما.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة وبعد…
السيد مدير………. المحترم
أتمنى في البداية من الله أن يديم عليكم الصحة وأتقدم منكم بأسمى آيات التقدير والامتنان لما تقدمونه من جهود جبارة في سبيل تقديم أفضل الخدمات.
ولثقتنا الكبيرة بما ذكر عن سيادتكم أتمنى أن تتقبلوا مني مايلي بما يخص……….
أخيرا أتمنى من حضرتكم النظر بعناية إلى ما أوردته من نقاط، وأخذها بعين الاعتبار، واتخاذ ما يلزم من تدابير وإجراءات تعزز من الصورة المميزة التي ترتبط باسمك حضرتكم. ولكم جزيل الشكر والعرفان.
مقدم الطلب: ……………
الشركة: …………
المركز الوظيفي: …………..
التوقيع: …………….
خطاب رسمي للجامعة
كل من يحتاج لكتابة خطابات رسمية حكومية للجامعة بما فيهم الطلاب وأولياء الأمور، عليه اتباع نموذج محدد وثابت. قد تتعدد أسباب تقديم هذه الطلبات إما لتصحيح خطأ في موضوع ما أو تقديم طلب لرئيس الجامعة على سبيل المثال.
إليك نموذج خطاب رسمي للجامعة يمكنك الاعتماد عليه:
التاريخ: …………….
مقدم الطلب: …………….
ولي أمر الطالب:………..
الجامعة:………………
الكلية:……………….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة وبعد ….
السيد رئيس جامعة …………..
انطلاقا من دوركم المعهود ومكانتكم المميزة في الجامعة. ونظرا لما تقدمونه من جهود جبارة في سبيل تعزيز العملية التعليمية في الكلية بما يضمن حصول الطلاب على كامل حقوقهم.
أتقدم من حضرتكم وأناشدكم بالموافقة على………………… وذلك للأسباب………….
أقدم لسيادتكم الأوراق الثبوتية التالية التي تثبت صحة ما تقدمت به، وكلي أمل في دراسة الموضوع واتخاذ الإجراءات المناسبة.
ولكم جزيل الشكر والامتنان وأدامكم الله سندا وعونا لطلابنا الأعزاء.
مقدم الطلب:……….
التوقيع:…………….
رقم الهاتف:……………
اقرأ أيضا: فن التسويق الذكي | ما المقصود به وما هي أهم أنواعه؟
خطاب رسمي إلى من يهمه الأمر
قد يحتاج الكثيرون إلى تقديم خطابات رسمية حكومية إلى أشخاص وجهات غير محددة، أي استخدام الخطاب وتوجيهه لأكثر من جهة.
لذلك يتوجب إنشاء خطاب رسمي إلى من يهمه الأمر يؤكد من خلاله على المضمون المراد من الخطاب.
بسم الله الرحمن الرحيم
الى من يهمه الأمر ….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أما بعد:
الموضوع:………………..
لا يسعني من خلال هذا الكتاب إلا أن أشيد بجهودكم المبذولة ومساعيكم الحميدة في سبيل تقديم كل مز يحتاجه المواطن من خدمات أساسية.
ولأني متأكد من حسن تدبيركم ومعالجتكم للأمور بما يضمن تقديم الخدمات بمختلف المجالات. أتقدم لسيادتكم بما يلي:
مقدم الطلب:………….
التوقيع:……………
صيغة خطاب رسمي لوزير
في هذه الفقرة سأقدم لك كيفية تقديم خطابات رسمية حكومية لأشخاص يتقلدون مناصب متقدمة كالوزراء مثلا. ففي كثير من الأحيان تحتاج الأمور لموافقة الوزير المختص، لكنها لا تتم إلا من خلال تقديم طلب.
إن كنت تبحث عن صيغة خطاب رسمي لوزير إليك هذه الصيغة:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد وزير……..
تحية طيبة أما بعد….
لم أكن أن أتقدم بهذا الطلب لولا طمعي بعطف معاليكم ونصرته للحق وإعطاء كل شخص ما يستحق.
سيادة الوزير أرجو التكرم(يتم شرح كامل الطلب باختصار وبوضوح قدر الإمكان).
ولكم كل الشكر والامتنان وأدامكم الله بالخير والصحة.
مقدم الطلب: ……………..
التوقيع: ……………………..
الختم:……………
رقم الهاتف:………..
اقرأ أيضا:
تختلف الطرق وتتعدد المخارج والغاية واحدة من صناعة المحتوى الإبداعي
مشاركة الصفحة