يعتبر التوقيع الالكتروني من أكثر الوسائل التكنولوجية الحديثة المعتمدة من قبل الشركات والمنظومات التجارية.
وذلك بهدف تسيير اعمالها عن بعد وضمان التأمين على مدفوعاتها الالكترونية من خلال تكنولوجيا الترميز والتشفير.
ويتم عقد الاتفاقيات وتراخيص المشاريع من خلال الموافقة على المستندات عبر التوقيعات الالكترونية والرقمية.
والتي أثبتت جدواها وكفاءتها القانونية والتجارية وخاصة في الآونة الأخيرة.
ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف أكثر على ماهية الإمضاء الالكتروني وعلى أهم أنواعه وكيفية إنشائه وفوائده التي يوفرها لكل مستخدميه.
ما هو التوقيع الالكتروني؟
هو شكل مكافئ للتوقيع المادي على المستندات والوثائق الالكترونية والذي يعتبر دليل موافقة من الموقع على الوثيقة المعنية بالإمضاء.
أو بمعنى آخر هو عبارة عن بيانات تخزن بشكل الكتروني ثم تستخدم للتوقيع، ومن الممكن التعرف على هذه البيانات الكترونياً مثل التوقيع الشخصي.
وتتميز بذات الحالة القانونية التي يمتاز بها التوقيع الأصلي لكي تعتبر توقيعاً رقمياً قانونياً.
إضافة لذلك فإن الكثير من الأشخاص يرغبون بهذا النمط من التواقيع لأنهم يعتبرون أنه يجعل مستنداتهم أكثر أماناً واحترافية.
وهذا من الأمور الهامة التي تثبت صحة الوثائق ومصداقيتها في العالم الرقمي المعاصر.
قد يهمك أيضاً: الإبداع لا يستحدث من العدم.. ملفات فوتوشوب مفتوحة PSD بوسترات إعلانات
ما هو التوقيع الرقمي؟
يعتبر التوقيع الرقمي من الوسائل الهامة التي تضمن الحفاظ على أمن الوثائق الرقمية وعدم حدوث أي خلل في مضمونها.
وما تحتويه من بيانات ومعلومات من خلال استخدام عملية الترميز التي تمنح المستند درجة كبيرة من المصداقية.
أو بعبارة أخرى فإن التواقيع الرقمية على عكس التواقيع الالكترونية البسيطة.
حيث تستخدم شهادة الـ PKI كمرجع مصدق لها، وهي شهادة رقمية قائمة على قاعدة أساسية صادرة من مراجع مصدقة CA والتي تربط هوية الشخص أو الشركة بزوجين من مفاتيح التشفير.
وعندما يتم إمضاء الوثيقة أو المستند بشكل رقمي من خلال استخدام المفتاح الخاص للشخص الموقع.
فإن محتوى المستند المحدد وهوية الموقع ترتبطان مع بعضهما بهدف تكوين بصمة رقمية متفردة ومختلفة عن سواها.
وهذا الأمر يحقق العديد من المزايا وهي:
المصادقة:
حيث يتم من خلال التوقيع الرقمي التحقق من صحة هوية الشخص الموقع على الوثيقة وذلك من قبل السلطة المسؤولة والموثوق بها بشكل دائم.
تحقيق النزاهة:
يساهم هذا النوع من التواقيع في الحفاظ على محتوى المستند وعدم تغييره منذ توقيعه وحتى استخدامه.
الزام الموقع:
عندما يقوم الشخص بالتوقيع على المستند بشكل رقمي عندها يجب أن يعرف أنه لا مجال للتنصل مما قام بالتوقيع عليه.
وهذا التوقيع يلزمه بكل ما جاء ضمن المستند الذي أمضاه.
لماذا يستخدم التوقيع الالكتروني؟
تمتاز التواقيع الالكترونية بسرعتها في الاستخدام بشكل أفضل من التواقيع التقليدية اليدوية.
حيث أنك لن تحتاج إلى طباعة المستند وتوقيعه بشكل فعلي ثم مسحه ضوئياً وإرساله إلى المرسل.
فهي بذلك توفر عليك الوقت والإجراءات الروتينية التي لا فائدة منها.
ويتم إنشاء التوقيعات الالكترونية لمرة واحدة فقط ومن ثم من الممكن إضافتها بكل سهولة وسرعة إلى أي وثيقة تحتاجها في المستقبل.
كذلك يعتبر التوقيع الالكتروني هاماً لأي شخص يتطلب عمله إرسال مستندات موقعة بشكل دائم ومكرر.
وأكثر من يستفيد من هذه التقنية التكنولوجية فرق المبيعات ومسؤولي العقود في الشركات.
وكذلك أصحاب الأعمال والمسؤولين الإداريين، حيث يلزمهم في تسيير أعمالهم والحفاظ على مصداقيتها.
إضافة إلى أنه عند استخدام التوقيعات الالكترونية بشكلها الصحيح من الأفضل تزامنها مع التوقيعات الرقمية.
التي تصبح في هذه الحالة ملزمة بشكل قانوني وبذات طريقة التوقيع التقليدي.
حيث يمكن تشفيرها مما يجعل استخدامها أكثر أماناً للمستند وخاصة إذا كان ذو اهمية وحساسية عالية.
قد يهمك أيضاً: بسهولة واحترافية.. برنامج مونتاج الفيديو واحتراف الإخراج والمونتاج في 2021
كيف أقوم بإنشاء توقيع الكتروني في Word؟
يقوم معظم الأشخاص والمؤسسات بالاعتماد على برامج Word لإنشاء المستندات، فهو يعتبر من المنصات الأكثر شهرة على مستوى العالم.
وبما أن التوقيع الالكتروني أصبح من الأشكال الفعالة والمتبعة بهدف أخذ الموافقة على المستندات والتحقق منها بشكل أكثر مصداقية من التوقيعات اليدوية.
فهنا تظهر أهمية Word وضرورته من خلال الكتابة عليه والتحرير ومن ثم الطباعة وإرسال النسخ الورقية قبل الحصول على الموافقات والتوقيعات.
كما يعد إنشاء الإمضاءات الالكترونية في محرر النصوص Word أمراً في غاية السهولة.
حيث يمكن تطبيقه من خلال الإصدار 2007 وأحدث إصدار منه وذلك باتباع الخطوات التالية:
- قم بوضع المؤشر على خط أو صاحب التوقيع المطلوب.
- ثم انتقل إلى علامة التبويب إدراج وقم بالنقر على سطر التوقيع.
- قد تحتاج منك إصدارات النقر فوق قائمة التوقيع في Word قائمة أخرى ضمن النص.
- بعد ذلك قم باستكمال التفاصيل الضرورية مثل اسم الموقع والحالة الوظيفية المقترحة، وبعد ذلك سيظهر لك سطر التوقيع.
- الآن اضغط بزر الماوس الأيمن على سطر التوقيع وانقر على خيار تسجيل لتظهر لك الخيارات التالية وعندها عليك الإجابة عليها كما يلي:
- حدد صورة التوقيع الذي اخترته.
- اكتب نسخة مطبوعة من التوقيع.
- ارسم توقيعاً في جهاز بشاشة تعمل باللمس.
- بعد ذلك سوف تحصل على توقيعك الالكتروني الخاص في Word.
هذا وتعمل التواقيع الالكترونية على منحك الراحة والكفاءة اللازمة للتحقق من المستندات والمحافظة على الحالة القانونية الصحيحة.
غير أنه لا يزال من الممكن التشكيك في سلامة وأمان المستندات وذلك وفقاً لعدم إجراء التحقق من صحة هذه التوقيعات.
ولذلك يتم مواجهة هذه التحديات من خلال استخدام وتفعيل التوقيعات الرقمية.
كيفية إنشاء التوقيع الرقمي في Word
يعتبر التوقيع الرقمي أحد أنواع التوقيع الالكتروني الذي يتم من خلاله إضافة ميزة أمان يعبر عنها عن طريق الترميز والتشفير.
كما توفر التواقيع الرقمية ميزات خاصة مثل الطوابع الزمنية المستخدمة للمحافظة على سلامة المستندات.
حتى يتمكن المستخدم من التوقيع الرقمي على مستند في Word يجب أن يكون لديه شهادة رقمية حالية.
والتي يتم إصدارها في الغالب عن طريق المرجع المصدق.
ومن المعلوم أن المراجع المصدقة هي عبارة عن مؤسسات تابعة لجهات خارجية تقوم بإصدار شهادات موثوقة لكيانات أخرى.
ولإنشاء التوقيعات الرقمية باستخدام Word يجب اتباع الخطوات التالية:
- قم بالبحث عن المكان المطلوب للتوقيع وأدخل السطر الخاص بالتوقيع.
- بعد ذلك قم بإضافة معلومات خاصة بالموّقع مثل الاسم والمسمى الوظيفي.
- الآن انقر بزر الماوس الأيمن على سطر التوقيع وبعدها اضغط على خيار تسجيل.
- وهنا يمكنك تحميل صورة من توقيعك الخاص.
- بعد ذلك انقر فوق خيار تغيير الموجود في مربع التوقيع باسم.
- كما عليك التأكد من اختيار الشهادة الرقمية الصحيحة، ومن ثم ملئ المعلومات الإضافية الأخرى.
- والآن قم بالنقر فوق خيار تسجيل وضع كلمة المرور الخاصة بك.
- بعد اتمامك هذه الخطوات بالشكل الصحيح يتم حفظ المستند بتوقيعك الرقمي المرئي.
- وللتنويه، فإن أي تغييرات على المستند سوف تنبهك من أن توقيعك غير صالح للاستخدام وعليك التأكد من ذلك.
هل توجد أنظمة أخرى يمكن من خلالها إنشاء التوقيع الالكتروني؟
حقيقة يتم الذهاب إلى محرر النصوص Word لإنشاء مختلف التوقيعات الالكترونية التي تستخدمها العديد من الشركات والأفراد حول العالم.
ورغم ميزاته الكثيرة إلا أن لديه بعض العيوب التي تتعلق في بطئ عملية التوقيع والوصول إلى العملاء وخاصة عند وجود عدد كبير منهم.
إضافة إلى بعض الثغرات في الوظائف التقنية المرتبطة بهذا البرنامج، والتي تعتبر بمثابة قيود تحد من عملية تجميع التواقيع نوعاً ما.
لذلك تم التوجه إلى أنظمة أخرى من البرامج التي تساعد في إجراء التوقيع الالكتروني على المستندات ووثائق العمل الرقمية.
ومن أهمها Pandadoc و DocuSign وتعتبر هذه البرامج من أفضل الأنظمة المخصصة لإنشاء وإرسال التواقيع الالكترونية المعتمدة على مستندات العمل الرقمية.
كما أنها تقدم الكثير من الميزات والخدمات المفيدة والتي تسهل عملية إنشاء التواقيع عبر الانترنت وتجعلها أمراً سهلاً وسريعاً على الدوام.
قد يهمك أيضاً: لا تظهر بأقل مما تستحق.. أحدث استراتيجيات التسويق لتحقيق أهدافك الرقمية
برنامج Pandadoc:
يقوم هذا البرنامج بتوفير قاعدة بيانات ضخمة لمستخدميه تتضمن العديد من القوالب التي تم تصميمها بشكل خاص لقائمة كبيرة من الحالات.
والتي لديها العديد من الأعمال والمشاريع وخاصة أعمال الشركات والمنظومات التجارية التي تحتاج عروض الأسعار. وكل ما يتعلق بعملية البيع والشراء.
كذلك الوظائف الخاصة بالموارد البشرية أو الوثائق القانونية مما يساهم في تسريع إنشاء المستندات بشكل احترافي وعالي الجودة.
كما أن استخدام التواقيع الالكترونية عبر هذه الأنظمة الأساسية لا يعد أمراً صعباً للغاية.
حيث يتم تحفيز الواجهات البديهية ومن ثم الإضافة بنقرة واحدة في الغالب.
وبعد ذلك وبمجرد القيام بالتوقيع يتمكن صاحب العمل من إرسال الوثائق الالكترونية إلى قائمة المستلمين الخاصة به بكل سهولة وسرعة.
وبشكل مباشر من خلال هذا البرنامج والحصول على شهادة توقيع آمنة وحصرية تقيه الكثير من مشكلات الانتحال التي يمكن أن يقع بها.
كذلك عند استخدام برنامج Pandadoc يتم تعقب المستندات بمجرد إرسالها وذلك عند استخدام جميع مقاييس العارض.
مثل المدة الزمنية التي تستغرقها كل صفحة وكذلك الوقت اللازم للتوقيع والوصول إلى المرسل بشكل تلقائي وتحديد جميع المعلومات الصحيحة والخاطئة.
مما يساعد الجهة المرسلة سواء كانت شركة أو فرد بضبط المستندات الخاصة بمبيعاتها وتحسين فعاليتها مع مرور الوقت.
إضافة إلى أن استخدام هذه المزايا الفريدة والفعالة تجعل من اعتماد التوقيع الالكتروني وبرنامج المستندات هذا إنجازاً كبيراً.
وثورة في عالم التواقيع الالكترونية الذي من شأنه تسهيل عملية المبيعات والتسويق لها بشكل ملفت.
كيف تنشئ توقيعاً الكترونياً باستخدام Pandadoc؟
أصبح من السهل إنشاء التوقيعات الالكترونية في برنامج Pandadoc وإضافتها إلى أي مستند تحتاجه وذلك بعد اتباعك للخطوات التالية:
- قم بإنشاء حساب تجريبي مجاني مع Pandadoc.
- ثم قم بفتح المستند الخاص بك إما من خلال اختيار ملف محفوظ في Pandadoc أو عن طريق تحميل ملف من الكمبيوتر الشخص الخاص بك أو تطبيق التخزين السحابي.
- بعد ذلك قم بسحب وإنزال حقل التوقيع في المستند وأضف أي حقل أو نص إضافي ترغب به.
- ثم قم باختيار المستلمين واضغط فوق خيار إرسال.
- بعد ذلك سيتلقى المستلمون إشعاراً عبر البريد الالكتروني يربطهم بشكل مباشر بنسخة الكترونية مع المستند.
- وسوف يحتاجون بعدها إلى النقر فوق خانة التوقيع لاختيار الرسم الخاص بتوقيعهم الالكتروني أو تحميله أو كتابته.
- إضافة لذلك يتم تحديث نسخة الشخص المرسل من المستند بشكل تلقائي عند إضافة التوقيعات إليها.
- كما يمكن متابعة نشاط المستند بكل سهولة في Pandadoc وإرسال الملاحظات تبعاً لذلك.
- وبعد ذلك يقوم البرنامج بإنشاء شهادة رقمية توضح تاريخ التوقيع وكل ما يتعلق به وذلك لضمان شرعية وقانونية المستند.
أنماط الإمضاءات الالكترونية تبعاً للائحة elDAS
يتم تقسيم التوقيع الالكتروني إلى ثلاثة أنماط وذلك تبعاً للائحة elDAS وهي عبارة عن خدمات يتم من خلالها تحديد الهوية الالكترونية وكذلك المصادقة وبطاقات الائتمان عبر الانترنت.
وفيما يلي سوف نذكر أنماط التوقيعات الالكترونية:
التوقيع الالكتروني البسيط:
وهو أحد أنماط التوقيعات الالكترونية ويكون بشكل بيانات الكترونية يتم ربطها أو تضمينها بشكل منطقي ببيانات الكترونية أخرى حتى يتمكن الموقع من استخدامها في التوقيع.
ويتمثل هذا الأمر بالقيام بالتوقيع بصيغة رقمية في مربع اختيار يشير إلى موافقة الشخص الموقع.
التوقيع الالكتروني المتقدم:
يمكن القول أن هذا النمط من التوقيع هو أساساً توقيع الكتروني بسيط تم إضافة عدة عناصر له بهدف تحسين وضمان أمن الوثائق والمستندات.
ولكي يتم الاعتماد على التوقيع المتقدم لا بد من أن يحقق المواصفات التالية:
- أولاً من الضروري جداً ارتباط التوقيع المتقدم بشكل متميز بالشخص الموقّع.
- أيضاً يتوجب أن يكون هذا التوقيع قادراً على تحديد هوية الشخص الموقّع.
- من الضروري إنشاء هذا النمط من التوقيع من خلال البيانات المتاحة للاستخدام من قبل الموقّع وذلك بموجب سلطته الوحيدة وبكل الثقة في ذلك.
- إضافة لما سبق يتوجب أن يكون التوقيع المتقدم مرتبطاً بالبيانات الموقعة بشكل يمكن من خلاله الكشف عن أي تغيير آخر في البيانات.
قد يهمك أيضاً: عصر الاحتراف بالهاتف.. تعرف على أفضل برنامج مونتاج فيديو احترافي للايفون مجانًا
التوقيع الالكتروني المؤهل:
يعتبر هذا النمط من التوقيع بأنه شكل من أشكال التوقيع المتقدم، حيث يتم القيام بإنشائه من خلال أجهزة إنشاء التواقيع الالكترونية.
والتي تستند إلى شهادة مؤهلة للتوقيع الالكتروني، ومن أمثلة هذه الأجهزة الخاصة بإنشاء التوقيعات الالكترونية الآمنة جهاز SSCD.
حيث تقوم هذه الأجهزة بإدارة رموز USB عن بعد من قبل مزودات الخدمات الخاصة بها.
كذلك يمكن إصدار الشهادات المؤهلة بواسطة الموفرين في القطاعين العام والخاص.
والذين تم منحهم حالة التأهل من قبل السلطة الوطنية المختصة وخاصة في دول الاتحاد الأوروبي.
ميزات التوقيع الالكتروني
التوقيع الالكتروني آمن وشرعي:
تعتبر التوقيعات الالكترونية من الطرق القانونية والآمنة للتوقيعات والتي تحتوي على معلومات يمكن تتبعها والتأكد منها دوماً.
وتعتبر هذه التوقيعات آمنة بنسبة أعلى من التوقيعات التقليدية، ويمكن التعامل معها بسهولة وسرعة أكبر.
حيث تتضمن الكثير من المعلومات القانونية التي لا تحتويها المستندات الورقية العادية.
متعدد الاستخدام وسريع:
يتيح التوقيع الالكتروني القيام بتهيئة وإدارة المستندات بكل كفاءة ومرونة.
حيث أنه ليس من الواجب أن تقوم بإرسال المستندات الهامة ليتم مسحها بشكل ضوئي ومن ثم طباعتها وتوقيعها.
وإنما من الممكن الآن وبكل سهولة أن تقوم بإرسال المستندات الخاصة بك بشكل مباشر للتوقيع عليها.
وهذا الأمر سوف يوفر عليك الوقت والجهد في الكثير من الواقف.
التوقيع الالكتروني فعّال وقليل التكلفة:
يمكنك استخدام التوقيعات الالكترونية في أي وقت وفي أي مكان.
حيث بإمكانك توقيع الوثائق والمستندات دون الحاجة إلى التنقل والسفر لمسافات طويلة.
أو صرف النفقات الإضافية المكلفة حتى تحصل على توقيع ما، كما أن العديد من الشركات أصبح لديها قائمة متنوعة بالأشخاص المورّدين.
والذين يقومون بالمصادقة عن بعد عوضاً عن أسلوب الطباعة أو البريد والماسح الضوئي.
وكذلك تعد هذه الطريقة من الطرق الفعالة من حيث الوصول إلى الأعمال والعملاء في أي مكان في العالم وبتكلفة قليلة.
صديق للبيئة وسهل الاستخدام:
تعتبر التوقيعات الالكترونية بديلاً مميزاً للتوقيعات الورقة وبذلك فهي تقلل من استخدام الأوراق والحبر وغير ذلك.
مما يجعلها سهلة الاستخدام وصديقة مثالية للبيئة.
وفي الختام كانت هذه أهم المعلومات حول التوقيع الالكتروني وكيفية إنشائه وأنماطه المختلفة.
إضافة إلى ميزاته وفوائده المتنوعة التي تجعله طريقة مثالية وفعالة في توفير المال والوقت والكثير من الموارد.
قد يهمك أيضاً: بسهولة وبدون تعقيد: تخطي تأكيد الهوية في الفيس بوك
قد يهمك أيضاً: تعرف على أفضل برنامج مونتاج وتحرير للفيديو في 2021
مشاركة الصفحة